鲁警院〔2006〕45号  印发

 

第一章  总    则

 

    第一条  为了加强学院的档案工作，提高档案工作的科学管理水平，实现档案工作的规范化，有效地积累档案史料，更好地为学院工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和上级有关规定，结合我院实际情况，制定本规定。

    第二条  学院档案是指过去和现在学院及其各单位和个人从事管理、教学、科研、基建、财会、审计等各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学院档案实行各单位立卷，档案部门集中统一管理的原则。   

 

第二章  档案工作机构及其职责

 

    第四条  办公室档案室主管全院的档案工作，主要职责是：

    (一)依据国家法律、法规和政策，制定本院档案工作的规章制度。

    (二)对学院的档案工作实行统筹规划，组织协调。

(三)对各单位档案材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。   

(四)安全保管档案，为各单位及个人利用档案提供服务。

    (五)按时接收各单位移交的档案。

    (六)负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。

    第五条  学院在有关单位设立兼职档案员，兼职档案员的主要职责是：

    (一)宣传有关档案工作的法律、法规和规章制度，提高本单位工作人员的档案意识。

    (二)贯彻落实《档案法》等有关法律、法规和规章制度。

(三)对本部门形成的各类档案材料进行收集、整理和立卷，并按规定时间向档案室移交档案。

 

第三章 档案材料的范围和分类

 

    第六条  在学院工作中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等形式的材料均属归档范围。

    第七条  根据档案材料的形成、记录内容和载体形式的不同，档案材料分为：党政管理、教学、科研、学生管理、基建、纪检和监察、审计、固定资产管理、财会、声像、出版物等类。

    第八条  党政管理档案材料主要有：

    (一)学院党委会、院长办公会、院属各单位的有关各种会议文件、会议记录。

    (二)学院及各单位的工作计划、总结。

    (三)上级机关下发的关于人事管理、行政管理、党务管理的文

件材料。

    第九条  教学档案材料主要有：    

    (一)上级主管机关下达的教育改革、教学计划、专业和课程设置等指令性、指导性文件。

    (二)学院制定的各种教学制度、办法、规定、条例、教学工作的各种统计表。

    (三)教学计划、方案和教学大纲，教育改革方案、总结。

    (四)学院自编、主编教材的正本，各系各专业的教材使用目录。    

    (五)教学实习计划、总结、实习结果鉴定，有代表性的实习报告。    

    (六)课程安排表，课程进度表，教员任课安排，典型讲义、教案、各系各专业的考试题。

    (七)优秀典型的毕业论文。

    (八)师资培训计划、考核和总结。

    (九)教研室的教学总结、教员教学总结、教师教学质量评估材料，教学情况调查材料。

    (十)教师教学工作量的规定及执行情况。

    (十一)干部培训教育有关的教学工作文件材料。

    第十条  科研档案材料主要有：

    (一)各种科研活动学术研究等方面发表的论文、学术材料。

    (二)各种科技发明奖及科研成果奖。    

    第十一条  学生管理档案材料主要有：

    (一)上级教育主管机关下达的招生、毕业分配等方面的计划、指示、规定、办法等。    

    (二)学院招生计划、简章、专业介绍、新生名册、录取通知书、招生工作总结等。    

(三)学院新生登记表、学生学籍卡、成绩卡、茬校学生名册、学生学籍变更(升级、留级、休学、转学、复学)的材料。   

(四)学生的奖惩材料.

(五)学院毕业生分配计划、方案、报告、总结、分配名单、毕业证书存根。

（六）学院对毕业生质量调查的计划、总结、调查表、使用单位对毕业生质量的评审意见等。    

    第十二条  基建档案材料主要有：

(一)学院申请的基建项目报告及上级机关批准的建设项目计划。

(二)规划部门批准的定点位置及设计通知书。

（三）地质勘探资料、设计任务书、建筑批准图、建筑工程许可证、标的中标通知书、工程勘探、设计、施工质量监督通知书、工程会审记录及设计变更、施工图、竣工图、工程决算等。    

    第十三条  纪检和监察档案材料主要有：

    (一)有关单位和个人的举报材料。

    (二)对有关单位和个人的调查材料。

    (三)调查报告。

    (四)处理结果。

   第十四条  审计档案材料主要有：

  (一)上级机关关于审计事项的指示、讲话和批复。

  (二)经审计机关负责人批准的审计任务文件。

  (三)审计通知书。

    (四)审计报告及被审单位对报告的书面意见，审计机关审定审计报告的有关材料。

    (五)与审计和需要处理的问题有关的主要证明材料及其他材料。

    (六)审计结论和处理决定。

    (七)被审单位执行审计决定和审计报告的情况。

    (八)被审单位的申诉及复审报告和决定。

    (九)审计调查报告等材料。    

    第十五条  固定资产管理档案材料主要有：

    (一)关于购买固定资产的请示与批复。

    (二)固定资产登记表。

    (三)固定资产的转移和报废手续。

    (四)固定资产的使用或利用情况的调查资料。

    第十六条  会计档案材料主要有：    

    (一)会计凭证。

    (二)会计帐簿。

    (三)会计报表。

    (四)其他会计核算专业材料。

    第十七条  声像档案材料主要有：

    (一)上级党政机关主要领导人视察、检查和指导学院工作时形成的声像资料。    

    (二)学院组织重大活动时形成的声像资料。

    (三)学院领导人在重大活动中形成的声像资料。

    (四)在学院召开全国、地区性学术会议时所形成的声像资料。

    (五)在对内、对外的宣传、出版工作中形成的声像资料。

    (六)学院在外事活动中形成的声像资料。

    (七)学院历任领导人、英模照片、学校地址变迁照片和录像。

    (八)其他有保存价值的声像资料。

第十八条  出版物档案材料主要有：学报的审稿单、原稿、清样及出版发行记录。

 

第四章  档案材料的立卷和移交

 

    第十九条  学院的立卷单位有：办公室、教务处、学生工作处、科研处、财务装备处、后勤管理处、人事处、组织宣传处、保卫处、纪委和监察室、审计室、工会、团委、图书馆、学报编辑部、基建办公室、现代教育中心、实验中心、干部培训部。

    第二十条  立卷分工：上级党政领导机关颁发的文件，参加上级机关召开会议带回来的综合性的文件材料，由办公室立卷；以院党委和学院名义制发的文件，由主办单位立卷；参加上级机关召开会议带回来的专业性文件材料，由参加单位立卷；声像档案自主办单位立卷；业务材料，由各业务单位立卷。    

    第二十一条  立卷的质量要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保存和利用。具体要求执行不同门类档案的有关规定。

    第二十二条  各立卷单位应按规定的时间，向学院档案室移交已立卷的档案材料，移交时间为：

    (一)学院党政部门应在次年5月底移交。

    (二)教学和学生管理部门，应在次学年寒假前移交。

(三)科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内移交。    

 

第五章  档案的保管和利用

 

    第二十三条  学院档案由学院档案室统一保管。档案室定期组织人员对档案的保管状况进行检查，发现问题及时向领导汇报，采取必要保护措施，确保档案的安全。

    第二十四条  声像带式载体档案每年重绕一次；照片正片和底片每隔一年检查一次，发现变质、损坏的及时修补和复制。

    第二十五条  档案室应建立全宗卷，积累存储学院案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料。

第二十六条  档案室所保存的档案，主要供本院利用。学院各部门及其他单位或个人需查阅时，须经办公室分管主任同意后，方可查阅。如需要利用的档案涉及重大问题，须经院领导批准。

 

第六章  档案的统计

 

    第二十七条  档案室应建立统计制度，准确记录档案的收进、移出、整理、保管、鉴定、利用等情况。

    第二十八条  档案室应按照有关规定，向档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。

第二十九条  档案统计工作，必须实事求是，严肃认真，确定专人承办。

 

第七章  档案的鉴定

 

    第三十条  档案室应根据有关保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确地确定档案的存毁。

    第三十一条  档案的鉴定工作，应在主管院长的领导下，由办公室档案室和有关部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行。

    第三十二条  销毁失去保存价值的档案，由鉴定小组提出意见，经主管院长批准后，由两人共同在指定地点销毁，并在销毁清册上签字，防止档案遗失和泄密。

 

第八章  奖励和处罚

 

    第三十三条  档案室应建立检查、考核、评估制度，明确岗位职责。对工作成绩突出的，学院给予奖励。

第三十四条  专职档案员、兼职档案员及学院有关工作人员，违反《档案法》的规定和本管理规定，学院按照有关规定给予处罚。

 

第九章  附  则

 

第三十五条  本规定自2006年7月1日起施行。

第三十六条  本规定由学院办公室负责解释。