山东警察学院档案管理规定

作者: 时间:2018-07-10 点击数:



鲁警院〔2006〕45号  印发

 

第一章      

 

    第一条  为了加强学院的档案工作,提高档案工作的科学管理水平,实现档案工作的规范化,有效地积累档案史料,更好地为学院工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和上级有关规定,结合我院实际情况,制定本规定。

    第二条  学院档案是指过去和现在学院及其各单位和个人从事管理、教学、科研、基建、财会、审计等各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学院档案实行各单位立卷,档案部门集中统一管理的原则。   

 

第二章  档案工作机构及其职责

 

    第四条  办公室档案室主管全院的档案工作,主要职责是:

    (一)依据国家法律、法规和政策,制定本院档案工作的规章制度。

    (二)对学院的档案工作实行统筹规划,组织协调。

(三)对各单位档案材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。   

(四)安全保管档案,为各单位及个人利用档案提供服务。

    (五)按时接收各单位移交的档案。

    (六)负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源。

    第五条  学院在有关单位设立兼职档案员,兼职档案员的主要职责是:

    (一)宣传有关档案工作的法律、法规和规章制度,提高本单位工作人员的档案意识。

    (二)贯彻落实《档案法》等有关法律、法规和规章制度。

(三)对本部门形成的各类档案材料进行收集、整理和立卷,并按规定时间向档案室移交档案。

 

第三章 档案材料的范围和分类

 

    第六条  在学院工作中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等形式的材料均属归档范围。

    第七条  根据档案材料的形成、记录内容和载体形式的不同,档案材料分为:党政管理、教学、科研、学生管理、基建、纪检和监察、审计、固定资产管理、财会、声像、出版物等类。

    第八条  党政管理档案材料主要有:

    (一)学院党委会、院长办公会、院属各单位的有关各种会议文件、会议记录。

    (二)学院及各单位的工作计划、总结。

    (三)上级机关下发的关于人事管理、行政管理、党务管理的文

件材料。

    第九条  教学档案材料主要有:    

    (一)上级主管机关下达的教育改革、教学计划、专业和课程设置等指令性、指导性文件。

    (二)学院制定的各种教学制度、办法、规定、条例、教学工作的各种统计表。

    (三)教学计划、方案和教学大纲,教育改革方案、总结。

    (四)学院自编、主编教材的正本,各系各专业的教材使用目录。    

    (五)教学实习计划、总结、实习结果鉴定,有代表性的实习报告。    

    (六)课程安排表,课程进度表,教员任课安排,典型讲义、教案、各系各专业的考试题。

    (七)优秀典型的毕业论文。

    (八)师资培训计划、考核和总结。

    (九)教研室的教学总结、教员教学总结、教师教学质量评估材料,教学情况调查材料。

    (十)教师教学工作量的规定及执行情况。

    (十一)干部培训教育有关的教学工作文件材料。

    第十条  科研档案材料主要有:

    (一)各种科研活动学术研究等方面发表的论文、学术材料。

    (二)各种科技发明奖及科研成果奖。    

    第十一条  学生管理档案材料主要有:

    (一)上级教育主管机关下达的招生、毕业分配等方面的计划、指示、规定、办法等。    

    (二)学院招生计划、简章、专业介绍、新生名册、录取通知书、招生工作总结等。    

(三)学院新生登记表、学生学籍卡、成绩卡、茬校学生名册、学生学籍变更(升级、留级、休学、转学、复学)的材料。   

(四)学生的奖惩材料.

(五)学院毕业生分配计划、方案、报告、总结、分配名单、毕业证书存根。

(六)学院对毕业生质量调查的计划、总结、调查表、使用单位对毕业生质量的评审意见等。    

    第十二条  基建档案材料主要有:

(一)学院申请的基建项目报告及上级机关批准的建设项目计划。

(二)规划部门批准的定点位置及设计通知书。

(三)地质勘探资料、设计任务书、建筑批准图、建筑工程许可证、标的中标通知书、工程勘探、设计、施工质量监督通知书、工程会审记录及设计变更、施工图、竣工图、工程决算等。    

    第十三条  纪检和监察档案材料主要有:

    (一)有关单位和个人的举报材料。

    (二)对有关单位和个人的调查材料。

    (三)调查报告。

    (四)处理结果。

   第十四条  审计档案材料主要有:

  (一)上级机关关于审计事项的指示、讲话和批复。

  (二)经审计机关负责人批准的审计任务文件。

  (三)审计通知书。

    (四)审计报告及被审单位对报告的书面意见,审计机关审定审计报告的有关材料。

    (五)与审计和需要处理的问题有关的主要证明材料及其他材料。

    (六)审计结论和处理决定。

    (七)被审单位执行审计决定和审计报告的情况。

    (八)被审单位的申诉及复审报告和决定。

    (九)审计调查报告等材料。    

    第十五条  固定资产管理档案材料主要有:

    (一)关于购买固定资产的请示与批复。

    (二)固定资产登记表。

    (三)固定资产的转移和报废手续。

    (四)固定资产的使用或利用情况的调查资料。

    第十六条  会计档案材料主要有:    

    (一)会计凭证。

    (二)会计帐簿。

    (三)会计报表。

    (四)其他会计核算专业材料。

    第十七条  声像档案材料主要有:

    (一)上级党政机关主要领导人视察、检查和指导学院工作时形成的声像资料。    

    (二)学院组织重大活动时形成的声像资料。

    (三)学院领导人在重大活动中形成的声像资料。

    (四)在学院召开全国、地区性学术会议时所形成的声像资料。

    (五)在对内、对外的宣传、出版工作中形成的声像资料。

    (六)学院在外事活动中形成的声像资料。

    (七)学院历任领导人、英模照片、学校地址变迁照片和录像。

    (八)其他有保存价值的声像资料。

第十八条  出版物档案材料主要有:学报的审稿单、原稿、清样及出版发行记录。

 

第四章  档案材料的立卷和移交

 

    第十九条  学院的立卷单位有:办公室、教务处、学生工作处、科研处、财务装备处、后勤管理处、人事处、组织宣传处、保卫处、纪委和监察室、审计室、工会、团委、图书馆、学报编辑部、基建办公室、现代教育中心、实验中心、干部培训部。

    第二十条  立卷分工:上级党政领导机关颁发的文件,参加上级机关召开会议带回来的综合性的文件材料,由办公室立卷;以院党委和学院名义制发的文件,由主办单位立卷;参加上级机关召开会议带回来的专业性文件材料,由参加单位立卷;声像档案自主办单位立卷;业务材料,由各业务单位立卷。    

    第二十一条  立卷的质量要求是:遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,区别不同价值,便于保存和利用。具体要求执行不同门类档案的有关规定。

    第二十二条  各立卷单位应按规定的时间,向学院档案室移交已立卷的档案材料,移交时间为:

    (一)学院党政部门应在次年5月底移交。

    (二)教学和学生管理部门,应在次学年寒假前移交。

(三)科研、基建等部门,应在项目完成后两个月内移交。    

 

第五章  档案的保管和利用

 

    第二十三条  学院档案由学院档案室统一保管。档案室定期组织人员对档案的保管状况进行检查,发现问题及时向领导汇报,采取必要保护措施,确保档案的安全。

    第二十四条  声像带式载体档案每年重绕一次;照片正片和底片每隔一年检查一次,发现变质、损坏的及时修补和复制。

    第二十五条  档案室应建立全宗卷,积累存储学院案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料。

第二十六条  档案室所保存的档案,主要供本院利用。学院各部门及其他单位或个人需查阅时,须经办公室分管主任同意后,方可查阅。如需要利用的档案涉及重大问题,须经院领导批准。

 

第六章  档案的统计

 

    第二十七条  档案室应建立统计制度,准确记录档案的收进、移出、整理、保管、鉴定、利用等情况。

    第二十八条  档案室应按照有关规定,向档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。

第二十九条  档案统计工作,必须实事求是,严肃认真,确定专人承办。

 

第七章  档案的鉴定

 

    第三十条  档案室应根据有关保管期限的规定,定期对档案进行鉴定,准确地确定档案的存毁。

    第三十一条  档案的鉴定工作,应在主管院长的领导下,由办公室档案室和有关部门的人员共同组成鉴定小组,按规定进行。

    第三十二条  销毁失去保存价值的档案,由鉴定小组提出意见,经主管院长批准后,由两人共同在指定地点销毁,并在销毁清册上签字,防止档案遗失和泄密。

 

第八章  奖励和处罚

 

    第三十三条  档案室应建立检查、考核、评估制度,明确岗位职责。对工作成绩突出的,学院给予奖励。

第三十四条  专职档案员、兼职档案员及学院有关工作人员,违反《档案法》的规定和本管理规定,学院按照有关规定给予处罚。

 

第九章    

 

第三十五条  本规定自2006年7月1日起施行。

第三十六条  本规定由学院办公室负责解释。


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